こんにちは！コーダーの小島です。

久しぶりのブログとなってしまいましたが、みなさんいかがお過ごしでしょうか？

この半年間で少しずつできることも増え、新しい発見もいくつかありましたので少しパワーアップした内容をお届けできるようがんばります。

ホームページのリニューアルや、日々の更新業務の中で特にフォームの重要性については日々実感することが多くありますので、今回はフォームの大切さと役割について紹介していきたいと思います！！

フォーム設置の効果とメリット

業務を効率化できる

フォーム設置の大きなメリットとして業務の効率化があげられます。顧客情報を自動的にデータベースに保存することができるので、手作業のデータ入力が不要になります。

また自動返信機能を設定しておくことで迅速な対応が可能になります。昨今はレスポンスがすぐにないと不信感を感じてしまう人も増えているので、迅速な対応をすることで顧客の満足度を上げる上で重要なポイントとなってきています。

フォームを設置することで営業や、マーケティング、カスタムサポートなどの業務軽減が期待され、より重要な業務への集中を可能にします。

24時間365日フォームを受け付けることができる

フォームは営業時間に関係なく、いつどんな場所にいても利用可能なため、電話などでの申し込みよりも低いハードルで問い合わせることが可能です。そのため、ユーザーからの機会損失を防ぎ、より多くのデータの収集をすることができます。特に採用募集やマーケティングの観点においてはより多くのデータを収集することが効果的なので、フォームは最適と言えるのではないでしょうか？

記入ミスを検知できる

フォームには記入ミスを検知する機能もあるので、より正確なデータを収集することができます。また、郵便番号を入力すると都道府県以降の住所を自動で生成する機能を導入することもできます。また、必須項目とそれ以外の項目の差別化も可能です。

目的に合わせてより最適な状態にできるところもフォームを導入するメリットですね。

フォームの種類と活用方法

フォームとは入力欄の形式を表す言葉です。フォームには様々な種類があります。

まずはその種類と活用方法についてご紹介いたします。

お問い合わせフォーム

お問い合わせフォームではそのホームページにアクセスした人が病院や企業、サービスに関する質問、技術的な問題、提案、苦情、その他のお問い合わせを送信できるようになっています。

お問い合わせフォームは、電子メールや電話と同様に、顧客とのコミュニケーションを円滑にする手段として非常に重要です。

また、お問い合わせフォームなど質問への回答が必要なフォームでは、問い合わせを絞るために「よくあるご質問ページ」へのリンクを入力フォームへ設置することもあります。

資料請求フォーム

資料請求フォームはホームページにアクセスした人が特定の情報や資料をリクエストするために利用されます。資料請求フォームを設置することにより、必要な人に適切な資料・情報を届けることができます。資料請求フォームは営業に直結します。

イベント申し込みフォーム

イベント申し込みフォームは、オンラインや対面で開催されるイベントやセミナーなどに参加を希望する人が、参加を申し込むためのフォームです。カレンダーで日付を選択するUIが多く、場合によっては複数選択などもできるようになっています。必要な情報や手続きが円滑に行えるため主催者も参加者も円滑にイベントを運営・参加することができます。特にオンラインイベントの際は申し込みからイベントまでをオンラインで完結することができるので開催側にとってもユーザー側にとっても低いコストで満足感の高いUXを届けることができる点がとても魅力です。

プレゼントキャンペーン申し込みフォーム

ページのアクセス数の増加に直結するフォームがこのフォームになります。

アクセス数の解析を行う業務があるのですが突然アクセス数が伸びているとこのフォームが要因となっていることが多々あります。広報誌のパンフレットなどでプレゼントキャンペーンを行っている場合はフォームにすると集計も簡単になり、ホームページのアクセス数も伸びるので一石二鳥ですね。

応募採用フォーム

弊社が特に力を入れているのが、この応募採用フォームです。弊社では採用応募の一元管理ができる弊社の独自システムを導入しています！採用募集のやりとりをメールでやりとりしている病院や企業の方も多くいらっしゃるかと思いますが、メールでのやり取りだと意図せず迷惑メールに振り分けられてしまったり、日々溜まっていくメールに紛れてしまったり、他の人が既読をつけたことで見落としてしまったりすることもあるかと存じます。ですが、フォームと弊社の応募管理システムを活用して採用募集活動を行うことで、応募してきた人のプロフィールやステータス状況を一覧で表示され、直接メッセージのやりとりを行うこともできます。

やり取りの可視化をすることで、採用の失敗事例と成功事例を組織で共有することもできますので、良い人材を採用する手段として導入をぜひご検討ください！

フォームの基本構造

フォームのほとんどは入力フォーム、確認画面、完了画面の3つの画面から成り立っています。

どんな役割があるのか、どんな工夫をすることが大切なのか私の視点で考えてみました。

入力フォーム

ユーザーがフォームを開いた時に最初に表示されるのが入力画面です。

実際に入力する画面となるため、デザインやレイアウトに特に力を入れなくてはいけない画面といえます。最近の傾向としては項目は最小限に抑え、自動入力のシステムを導入するなどできるだけシンプルな作りにすることでユーザーのストレスをなくし、より多くの人が入力したくなるような構造にすることがポイントです。

また、今自分が「入力フォーム」「確認画面」「完了画面」にいるかを把握するのに便利なフローリストを画面上部などに表示することでより便利なフォームとなっていきます。

細かい部分でいうと、次の画面にリンクさせるボタンは「送信する」ではなく「確認する」にすることでユーザーの混乱を防ぐなどの工夫や、「個人情報の保護方針の同意」項目で別ページへリンクさせるときはページがそのまま変移してせっかく入力したデータがリセットされないように、外部リンクを設定するなどの工夫も当たり前ですがフォームを作る上でとても重要なポイントです。

 

確認画面

次に表示されるのが入力した内容を確認する確認画面です。誤った内容を入力するとこの確認画面には遷移できず、警告文が表示され、正しく入力するまでフォームが送信できないようにします。どの部分が間違っているか、どのような内容に修正しなくてはいけないのかまで細かく設定することもできるので、紙のアンケートや電話など口頭での問い合わせの受付よりもかなりローコストで情報収集することができます。

確認画面はフォーム設置の要とも言える画面であり、ワンクッションおくことでユーザーも落ち着いて送信ボタンをクリックすることができます。

私自身何か問い合わせるときは確認画面がないととても不安になるので大切な個人情報を扱う上でも必須と言えると思います。

 

完了画面

フォームを送信すると表示されるのがこの完了画面です。完了画面にはユーザーが無事に手続きを終えたことをお知らせするために丁寧なお礼メッセージなどを表示させることが一般的です。また、フォーム送信後に自動返信メールがユーザーに届く仕様のフォームの場合は届いていない時のフォローに関する記述もここに載せることが多いです。

フォームに関するセキュリティと保守の重要性

弊社がフォームの作成と同じくらい力を入れているのがこのセキュリティと保守です。

毎週フォームチェックを行い、正しくフォームが動作しているか、フォーム内の情報が更新されているか（イベントフォームのイベントの日付が更新されているか）、自動返信メールが受信できるかなど細かくチェックしております。

個人情報を扱うフォームにとって、良いフォームを作るだけでなく厳しいセキュリティー体制で運用していくことが最も重要であると日々の業務の中で実感しております。

これからも大切な個人情報を取り扱う身として、しっかり自覚を持ち、責任を持って業務に取り組んで参ります！